1.
Prosedur Penjualan Jasa Maintenance Sistem
Aplikasi Rumah Sakit Pada CV TEN
A.
Prosedur yang berjalan
saat ini (current system) pada CV
TEN adalah sebagai berikut:
1)
Tahap penawaran jasa maintenance
2)
Tahap penandatanganan kontrak Kerjasama
3)
Tahap pelaksanaan pekerjaan (implementasi)
4)
Tahap pembayaran jasa maintenance
a.
Proses Penawaran Jasa Maintenance
1)
Sales marketing menawarkan jasa maintenance ke rumah
sakit yang ada di daftar perusahaan. Pada tahap ini, sales marketing
menjelaskan tentang jasa maintenance yang akan dikerjakan. Termasuk
pengembangan sistem aplikasi rumah sakit atau penambahan modul yang ada di
dalamnya, serta pemeliharaan database sistem aplikasi rumah sakit. Penawaran
ini dilakukan dengan cara mengunjungi langsung bagian IT di rumah sakit yang
bersangkutan dan melalui email.
2)
Apabila pihak rumah sakit setuju untuk menggunakan jasa
maintenance, mengirimkan undangan untuk melakukan pertemuan lebih lanjut.
3)
Sales marketing melaporkan order yang diterima kepada
project manager untuk melakukan perhitungan penawaran sesuai dengan project
yang diminta oleh klien.
b.
Proses Penandatanganan Kontrak Kerjasama
1)
Project manager melakukan pertemuan dengan pihak rumah
sakit untuk membahas mengenai jasa yang diinginkan dan proses penawaran harga
sesuai dengan jasa tersebut. Pada proses ini dibuat dokumen penawaran harga.
2)
Jika harga disepakati, perusahaan membuat surat
perjanjian kerjasama (SPK) yang disetujui dan ditandatangani oleh kedua belah
pihak, yaitu Direktur Perusahaan dan Direktur Rumah Sakit.
c.
Proses Pelaksanaan Pekerjaan
1)
Project manager membuatkan jadwal pelaksanaan pekerjaan
kepada tim maintenance.
2)
Tim maintenance melakukan pekerjaan sesuai dengan Standar
Operasional Prosedur yang dibuat oleh Perusahaan.
3)
Tim maintenance membuat laporan pekerjaan yang telah
dikerjakan untuk dijadikan dokumen lampiran dalam proses pembuatan invoice ke pihak rumah sakit.
d.
Proses Pembayaran Jasa Maintenance
1)
Bagian keuangan membuat invoice untuk klien yang
dilampiri dengan laporan hasil pekerjaan dari tim maintenace yang menangani.
2)
Pihak rumah sakit melakukan proses pembayaran dan
mengirimkan bukti pembayaran atau kuitansi kepada bagian keuangan.
3)
Bagian keuangan membuat laporan penerimaan pembayaran
untuk dilaporkan kepada Direktur.
B.
Prosedur Sitem Usulan
a.
Proses penawaran jasa maintenance
1)
Bagian Marketing melihat data klien dan daftar paket yang
tersedia dari database perusahaan.
2)
Membuat Surat Penawaran untuk diajukan kepada klien. Di
dalam surat ini dijelaskan Jasa Maintenance yang dilakukan, jumlah Kunjungan
Kerja, dan biaya jasa maintenance. Rincian biaya sudah ditentukan oleh
perusahaan.
3)
Apabila pihak rumah sakit setuju dengan penawaran dan
memutuskan untuk menggunakan jasa maintenance, Bagian Marketing melaporkan
order yang diterima kepada Project manager untuk proses persetujan kerjasama.
b.
Proses penandatanganan Surat Perjanjian Kerjasama (SPK)
1)
Project Manager melakukan pertemuan kemudian membuat
Surat Perjanjian Kerjasama (SPK). Apabila telah disepakati, maka SPK
ditandatangani oleh kedua belah pihak, yaitu Direktur Perusahaan dan Direktur
Rumah Sakit.
2)
SPK ini kemudian diinput ke dalam database perusahaan,
kemudian Project Manager membuat Jadwal Tugas kepada Tim Maintenance untuk
menangani tugas di setiap rumah sakit yang bekerjasama dengan Perusahaan.
c.
Proses Pelaksanaan Pekerjaan
1)
Tim maintenance melakukan pekerjaan sesuai dengan Jadwal
Tugas yang telah dibuat. Tim melakukan
kunjungan ke rumah sakit yang telah ditentukan untuk melaksanakan tugas sesuai
permintaan klien.
2)
Tim maintenance membuat laporan pekerjaan yang telah
dikerjakan untuk dijadikan dokumen lampiran dalam proses pembuatan invoice ke pihak rumah sakit. Selain
itu, sebagi data hasil pelaksanaan tugas ini diinput ke dalam database.
d.
Proses Pembayaran Jasa Maintenance
1)
Bagian keuangan membuat invoice untuk klien yang
dilampiri dengan laporan hasil pekerjaan dari tim maintenance. Invoice ini
adalah jumlah tagihan biaya setiap bulan.
2)
Pihak rumah sakit melakukan proses pembayaran dan
mengirimkan bukti pembayaran kepada bagian keuangan.
3)
Bagian keuangan menginput data pembayaran dan membuat
laporan penerimaan pembayaran untuk membuat Laporan Pembayaran.
2.
Use Case Diagram
3.
Flowchart
4.
Class Diagram
Tidak ada komentar:
Posting Komentar